TIETOSUOJASELOSTE JA INFORMOINTIASIAKIRJA – HARMONIA LKV OY
Harmonia LKV Oy toimii tietosuojalainsäädännön tarkoittamana rekisterinpitäjänä. Toiminnassamme vastuullisena kiinteistönvälitysliikkeenä noudatetaan Tietosuojalain ja Euroopan unionin yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679.
Miksi Harmonia LKV Oy kerää henkilötietoja?
Keräämme asiakkaista tietoja, jotka ovat luotettavan kiinteistönvälitysliiketoiminnan ja erilaisten vastuiden kannalta tarpeellista. Kiinteistönvälityslainsäädäntö ja rahanpesulainsäädäntö edellyttävät asiakkaiden henkilötietojen käsittelyä.
Laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen välityksestä (1074/2000). Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä (444/2017)
Harmonia LKV Oy käsittelee toiminnassaan:
- toimeksiantajien
- toimeksiantajien vastapuolen
- uusien asiakkaiden
- yhteistyökumppaneiden henkilö- ja asiakastietoja
Henkilötietojen lähteitä:
- toimeksiantosopimukset, ostotarjoukset
- yhteydenotot verkkosivujen kautta
- asuntoesittelyissä ja markkinointi- ja myyntitapahtumissa saadut yhteystiedot
Kerättäviä tietoja toimeksiantokohtaisesti tai asiakashankinnassa:
- nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, tieto poliittisesta vaikutusvallasta, tosiasiallinen edunsaaja -tiedot, henkilöllisyyden tunnistetiedot, holhous- tai edunvalvontatiedot, kuolinpesän tiedot, ammatti, työpaikka, luottotiedot, tulotiedot vuokranmaksutiedot, vuokravakuustiedot, muut asiakaskohtaiset mielenkiinnon kohteet ja tiedot
Rekisterit ja niiden käyttö
Harmonia LKV Oy kerää henkilö- ja asiakastietoja seuraaviin rekistereihin:
- toimeksiantopäiväkirja (lakisääteinen)
- asiakasrekisteri (markkinointia varten)
Rekistereitä käytetään Harmonia LKV Oy:n toiminnassa
- laadukkaan kiinteistönvälitystoiminnan hoitamiseen, palveluiden tuottamiseen, analysointiin ja kehittämiseen
- laskutuksen ja asiakastapahtumien varmentamiseen
- mainonnan ja myynnin kohdentamiseen, analysointiin ja kehittämiseen sekä toteuttamiseen. Asiakastietoja säilytetään luottamuksellisesti.
Henkilö- ja asiakastietojen luovutus
Rekisterin tietoja luovutetaan tarvittaessa toimeksiannosta riippuen valvovalle viranomaiselle, isännöitsijälle, maanmittauslaitokselle, pankille, verohallinnolle, riitatilanteessa juridiselle asiantuntijalle. Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa IT-tukeen, pilvipalveluun, toiminnanohjausjärjestelmän ylläpitoon, stailaus- ja valokuvausyrityksille. Yhteistyökumppaniyritykset sijaitsevat joko EU:ssa tai USA:ssa ollen Privacy Shield -rekisteröityjä. Tietoja ei pääasiallisesti siirry EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisteröidyn yleiset oikeudet – Rekisteröidyllä on oikeus
- saada riittävästi tietoa miten henkilö- ja asiakastietoja käsitellään (tämä tietosuojaseloste) ja mitä henkilötietoja hänestä on rekisteröity välitysliikkeen rekistereihin
- saada pyynnöstä oikaisu mahdolliseen epätarkkaan tai virheellisesti tallennettuun tietoon
- pyytää tietojaan poistettavaksi ilman aiheetonta viivytystä, mikäli tietojen säilytys ei perustu lakiin
- pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista osan käyttäjien osalta
- tiedon siirrettävyyteen. Rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen perustuvat rekisteritiedot siirretään rekisteröidyn erityisestä pyynnöstä suoraan tämän nimeämälle toiselle rekisterinpitäjälle.
- vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen etuun, on rekisteröidyllä oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä (esimerkiksi suoramarkkinointi). Myös automatisoituun päätöksentekoon ja profilointiin liittyviä oikeuksia on rekisteröidyllä mahdollisuus vastustaa (esim. asiakasdatan pohjalta personoitu markkinointi)
Tietoturva, tietojen suojaus ja säilytys
Paperiset rekisteritiedot säilytetään tietoturvallisessa lukitussa paikassa, sähköinen aineisto säilytetään tietoturvallisessa sähköisessä ympäristössä. Toimihenkilöitämme sitoo salassapitovelvollisuus. Käyttöoikeuksia rekistereihin myönnetään vain sellaisille henkilöille, joilla on niiden käyttöön liittyviä vastuutehtäviä.
Harmonia LKV Oy noudattaa kiinteistönvälitysalalle säädettyjä lakeja, asetuksia, hyvää välitystapaa sekä kiinteistönvälittäjän eettisiä ohjeita. Harmonia LKV Oy:ssä toimitaan huolellisella ja vastuullisella tavalla, vaalien jokaisen asiakkaan yksityisyyttä. Toiminnan turvana on kattavat vakuutukset niin vastuisiin kuin kyberturvallisuuteen liittyen.
Asiakasrekisterin tietoja säilytetään viisi vuotta. Välitysliikelain mukaisesti toimeksiantoihin liittyviä asiakastietoja ja kirjanpitoaineistoa säilytetään kymmenen vuotta.
Rekisterinpitäjä:
Harmonia LKV Oy. Y-tunnus: 3258444-2. Hirsalantie 11, 02420 JORVAS.
Lisätiedot: Kati Johansson, yrittäjä, vastaava hoitaja, kiinteistönvälittäjä LKV kati.johansson@harmonialkv.fi p. 040 5536347